FAQ

1. Comment se déroule la prestation ?

Pour établir le procès-verbal (PV) de réunion du CSE, de la CSST, du Conseil d’Administration (CA) ou de tout autre institution qui a besoin d’une compétence rédactionnelle, nous proposons trois solutions:

• L’enregistrement de la réunion est fourni par le client : le client procède à l’enregistrement audio et/ou vidéo de la séance puis nous transmet un fichier de bonne qualité, suffisamment audible pour une retranscription fluide. Sur la base de l’enregistrement, le rédacteur établi le PV. Pour la mise en place d’une prestation, il nous est utile de connaître la composition exacte des participants à la réunion, du côté des élus et de la Direction et ses éventuels assistants. Il faut nous indiquer les titres et fonctions de chacun. De plus, il est demandé aux intervenants de décliner leur nom et prénom avant toute intervention le temps que notre rédacteur puisse repérer les voix des participants afin d’imputer correctement les propos tenus par les uns et les autres.

• Nous dépêchons chez le client un rédacteur qui participe physiquement à la réunion: nous rejoignons les participants en qualité d’invité. Nous sommes soumis à une stricte obligation de confidentialité et de discrétion, au même titre que les autres participants à la réunion. Notre rédacteur se charge alors de « sonoriser » la salle de réunion. Nous installons un matériel de haute qualité pour enregistrer les débats. Cette installation est discrète, ne prend que peu de temps et ne dérange absolument pas le fonctionnement de la séance. Notre aimable clientèle se rappellera qu’il s’agit d’un matériel très performant qui va enregistrer les débats en continu grâce aux micros installés.

• Nous participons à la réunion à distance par la visioconférence (par exemple via Teams):c’est une prestation qui peut également s’effectuer en direct si nous sommes conviés aux visioconférences. Il faut, préalablement, nous inclure dans la liste des invités et nous ouvrir les droits afférents sur les applications afin de participer aux débats.

2. Comment l’identification des intervenant à la réunionest-elle possible ?

La réponse se trouve dans la préparation et la coordination. Le rédacteur doit sonoriser la salle de réunion, nous demandons à notre aimable clientèle de nous permettre d’accéder un peu plus tôt que l’heure de début de séance pour faciliter l’installation du matériel.

En amont, nous demandons au secrétaire de nous établir un plan de table avec les noms des participants. Chaque fois qu’une intervention a lieu, nous vérifions avec le plan de table qui parle. De plus, nous demandons au secrétaire de rappeler aux participants de bien veiller à décliner leur identité avant chaque prise de parole.

Lors de la réécoute de la bande, le rédacteur saura attribuer les propos aux intervenants car la voix humaine est un attribut caractéristique propre à chaque individu. Il est très rare de pouvoir confondre deux timbres de voix. Quand celles-ci sont proches, la présentation avant intervention et le plan de table concurrent à la levée de doute. Généralement, dès la seconde réunion nos rédacteurs connaissent déjà la majorité des participants.

Conseils pratiques : nous demandons aux participants de respecter la prise de parole de chacun. Il faut éviter les interpellations, de parler en même temps qu’une autre personne. On recommandera également de ne pas mener des discussions de type « ping-pong » entre deux intervenants.

Afin que chaque participant puisse se retrouver dans la retranscription, nous demandons à notre aimable clientèle de respecter les règles de bonne conduite qui fluidifient les débats.

3. Comment la retranscription est-elle réalisée du point de vue de la forme ?

La réunion est une séance normée qui répond à des exigences de forme et de fond du point devue de la rédaction. Nous utilisons la 3ème personne pour retranscrire les débats sous la forme M. Untel déclare que. « Mde Untelle répond que… ».

Nous respectons les obligations instaurées par le législateur du point de vue des mentions obligatoires du PV.

Nos rédacteurs remettent « en ordre » le discours, lorsqu’il y a lieu, du point de vue de la syntaxe. Evidemment, au cours de réunions qui durent parfois toute la journée, on ne peut pas utiliser une expression soutenue en continu. Le rôle du rédacteur est de veilleur à la bonne compréhension des idées, ce qui implique nécessairement une part d’interprétation de sa part.

Nous sommes une force de proposition mais chaque intervenant reste libre de nous demander toute correction ou modification.

Nous credo est celui de la retranscription fidèle des débats dans une démarche non partisane, sans parti pris. Nous sommes au service de l’institution. C’est une exigence et une marque de fabrique puisque les équipes se succèdent au gré des élections mais nous sommes reconduits par la nouvelle mandature dans 90% des entreprises qui nous font confiance.

4. Sous quel délai le PV est-il disponible ?

Nous délivrons le projet de procès-verbal dans les 8 à 12 jours ouvrés suivant la date de la réunion. Il s’agit d’une moyenne, évidemment une réunion de 2 heures ne se traite pas comme celle qui dure deux jours.

Cela dépend également du niveau de prestation désirée : PV synthétique, PV intégral, PV mot à mot.

Nous faisons le maximum pour satisfaire nos clients du point de vue de la gestion du temps. Les PV font l’objet d’une double lecture. Leur contenu est contrôlé avant d’être transmis au client. Il s’agit d’une version « Projet » qui est librement modifiable par notre aimable clientèle.

Chaque PV que nous fournissons en mode projet rappelle à nos clients qu’ils sont responsables de la correction et des éventuelles modifications à apporter au document.

Du point de vue légal, nonobstant le fait que c’est le prestataire qui établit le procès-verbal pour le compte du secrétaire élu ou de celui qui fait office de secrétaire de séance, en son absence,ce document produit est sous la seule responsabilité du client bénéficiaire. Le secrétaire est responsable tant du contenu du procès-verbal que de sa diffusion après son adoption.
5. Qui prend en charge les modifications quand il y en a ?

Nous sommes différents denos concurrents en ce sens que nous apportons une assistance permanente en vue de délester totalement le secrétaire de la charge de la rédaction du PV. Il suffit que le client nous signale les passages à modifier avec les propositions de changements et nous les affecterons aux projet de PV pour le mettre à jour.

Du point de vue légal, notre seul interlocuteur en matière de transmission du projet de PV et/ou de modification de celui-ci est le secrétaire élu du comité ou la personne habilitée par l’instance. Pour des raisons évidentes de confidentialité, nous ne transmettons pas les PV ou les projets, ni les enregistrements, à qui que ce soit d’autre que le secrétaire ou la personne de référence désignée par l’instance (cela peut être le cas d’une assistante salariée par le client, par exemple).

Il incombe à notre aimable clientèle de prévoir dans leur règlement intérieur les modalités pratiques de conservation, d’accès et d’écoute des enregistrements aux membres élus ou de droit qui participent à leurs réunions.

L’enregistrement n’est utilisé qu’à une fin de support pour la rédaction par nos services.

Nous ne stockons pas ces données sur l’internet ou l’intranet. Nous détruisons la bande sitôt qu’elle n’est plus d’utilité pour la rédaction. Le client est seul responsable de la protection et du stockage de ces enregistrements.
6. Quelle est la plus-value de la présence physique d’un rédacteur en réunion ?

Le rédacteur est le gardien de l’intégrité rédactionnelle de la réunion et de sa bonne retranscription.

Sa présence est une plus-value à plusieurs titres :

• Il consigne l’heure d’arrivée et de départ des participants,

• II enregistre le détail des votes lors des délibérations du comité,
• Il peut aider le client qui aurait besoin de rédiger immédiatement toute déclaration en cours de séance, par exemple lorsque le comité veut exprimer un désaccord formel,
• Il liste précisément l’ordre des interventions,
• Il peut plus facilement établir une note de synthèse qui sert de support pour la diffusion des PV auprès des salariés (voir notre offre ActuCSE, la Newsletter du comité),
• La prise de note est plus qualitative quand on assiste à une réunion.

La présence du rédacteur est sans nuisance pour le déroulement de la réunion. Après la phase préliminaire de prise de contact, nos clients s’attachent à nos rédacteurs qui sont, en quelque sorte, les scribes de l’institution. Nos rédacteurs sont très investis au service de notre aimable clientèle. En tant que petite entreprise la seule façon pour nous de survivre est de garantir un niveau de qualité élevé, une disponibilité totale et une empathie naturelle.
7. Le tarif est-il plus élevé si on demande la participation d’un rédacteur à la réunion ?

La réponse est oui. En effet, le coût du service est (un peu) plus élevé si nous devons dépêcher un rédacteur lors de votre réunion. Il y a plusieurs raisons matérielles qui justifie la différence de prix.

• Le rédacteur est immobilisé au service exclusif du client durant le temps de la réunion,

• Le rédacteur doit se déplacer pour rejoindre la réunion ce qui engendre des frais de déplacement et/ou de vie s’il y a nécessité de loger sur place la veille pour être à l’heure à l’ouverture de la réunion,

• La présence du rédacteur permet de livrer une prestation plus complète grâce aux notes enrichies qu’il va pouvoir prendre en étant physiquement présent.

Nous nous engageons, en dehors des cas d’absence indépendant de notre volonté (maladie, planning…) à dépêcher auprès de vous le même interlocuteur afin que la connaissance de vos process, de vos acronymes et de l’esprit d’entreprise qui vous caractérisent soient partagés par celui en charge de préserver la mémoire de votre institution à travers sa rédaction.