Nous délivrons le projet de procès-verbal dans les 8 à 12 jours ouvrés suivant la date de la réunion. Il s’agit d’une moyenne, évidemment une réunion de 2 heures ne se traite pas comme celle qui dure deux jours.

Cela dépend également du niveau de prestation désirée : PV synthétique, PV intégral, PV mot à mot.

Nous faisons le maximum pour satisfaire nos clients du point de vue de la gestion du temps. Les PV font l’objet d’une double lecture. Leur contenu est contrôlé avant d’être transmis au client. Il s’agit d’une version « Projet » qui est librement modifiable par notre aimable clientèle.

Chaque PV que nous fournissons en mode projet rappelle à nos clients qu’ils sont responsables de la correction et des éventuelles modifications à apporter au document.

Du point de vue légal, nonobstant le fait que c’est le prestataire qui établit le procès-verbal pour le compte du secrétaire élu ou de celui qui fait office de secrétaire de séance, en son absence,ce document produit est sous la seule responsabilité du client bénéficiaire. Le secrétaire est responsable tant du contenu du procès-verbal que de sa diffusion après son adoption.

Nous sommes différents denos concurrents en ce sens que nous apportons une assistance permanente en vue de délester totalement le secrétaire de la charge de la rédaction du PV. Il suffit que le client nous signale les passages à modifier avec les propositions de changements et nous les affecterons aux projet de PV pour le mettre à jour.

Du point de vue légal, notre seul interlocuteur en matière de transmission du projet de PV et/ou de modification de celui-ci est le secrétaire élu du comité ou la personne habilitée par l’instance. Pour des raisons évidentes de confidentialité, nous ne transmettons pas les PV ou les projets, ni les enregistrements, à qui que ce soit d’autre que le secrétaire ou la personne de référence désignée par l’instance (cela peut être le cas d’une assistante salariée par le client, par exemple).

Il incombe à notre aimable clientèle de prévoir dans leur règlement intérieur les modalités pratiques de conservation, d’accès et d’écoute des enregistrements aux membres élus ou de droit qui participent à leurs réunions.

L’enregistrement n’est utilisé qu’à une fin de support pour la rédaction par nos services.

Nous ne stockons pas ces données sur l’internet ou l’intranet. Nous détruisons la bande sitôt qu’elle n’est plus d’utilité pour la rédaction. Le client est seul responsable de la protection et du stockage de ces enregistrements.

Le rédacteur est le gardien de l’intégrité rédactionnelle de la réunion et de sa bonne retranscription.

Sa présence est une plus-value à plusieurs titres :

• Il consigne l’heure d’arrivée et de départ des participants,

• II enregistre le détail des votes lors des délibérations du comité,
• Il peut aider le client qui aurait besoin de rédiger immédiatement toute déclaration en cours de séance, par exemple lorsque le comité veut exprimer un désaccord formel,
• Il liste précisément l’ordre des interventions,
• Il peut plus facilement établir une note de synthèse qui sert de support pour la diffusion des PV auprès des salariés (voir notre offre ActuCSE, la Newsletter du comité),
• La prise de note est plus qualitative quand on assiste à une réunion.

La présence du rédacteur est sans nuisance pour le déroulement de la réunion. Après la phase préliminaire de prise de contact, nos clients s’attachent à nos rédacteurs qui sont, en quelque sorte, les scribes de l’institution. Nos rédacteurs sont très investis au service de notre aimable clientèle. En tant que petite entreprise la seule façon pour nous de survivre est de garantir un niveau de qualité élevé, une disponibilité totale et une empathie naturelle.

La réponse est oui. En effet, le coût du service est (un peu) plus élevé si nous devons dépêcher un rédacteur lors de votre réunion. Il y a plusieurs raisons matérielles qui justifie la différence de prix.

• Le rédacteur est immobilisé au service exclusif du client durant le temps de la réunion,

• Le rédacteur doit se déplacer pour rejoindre la réunion ce qui engendre des frais de déplacement et/ou de vie s’il y a nécessité de loger sur place la veille pour être à l’heure à l’ouverture de la réunion,

• La présence du rédacteur permet de livrer une prestation plus complète grâce aux notes enrichies qu’il va pouvoir prendre en étant physiquement présent.

Nous nous engageons, en dehors des cas d’absence indépendant de notre volonté (maladie, planning…) à dépêcher auprès de vous le même interlocuteur afin que la connaissance de vos process, de vos acronymes et de l’esprit d’entreprise qui vous caractérisent soient partagés par celui en charge de préserver la mémoire de votre institution à travers sa rédaction.